こんにちは。ディレクターの西城です。

繁忙期も過ぎてホッとひと息ついていますが、いろいろな案件を抱えて納期が迫ってくると、ついつい深夜作業になりがちだったり、土日に出勤…などということも発生しがちです。一人でタスクを抱え込む前に、どんなタスクがあってどのくらい工数がかかるのか把握して、対応が一人では難しいものは、早めに周りにきちんと伝える。そういう目線で業務を棚卸しすることも大事だなと感じています。

自分自身のこともふり返りながら、今回は仕事の進め方について改めて考えてみたいと思います。
 

どうして仕事を抱え込んでしまうのか？

なぜ仕事を抱え込んでしまうことになるのか、これまでの経験から振り返ってみると5つの要因が浮かんできました。

1. 相談していいのかわからない

そもそも、自分の仕事の進め方が適切かどうかを見極めないまま、業務を進めていることはないでしょうか。

例えば、業務中に不明な点が出てきたとします。まずは自分で調べると思いますが、そこで調べている時間は、本来の業務工数には含まれてないはず。例えば「10〜15分 調べてわからなければ誰かに聞く」など、ある程度の目安を決めて早めにボールを渡さないと、2〜3 時間あっという間に経ってしまいます。（仮に、その 2〜3 時間で答えが発見できても、そこにも費用は発生しており、とても無駄なコストになってしまいます。）

依頼を受けたら、すぐに着手するのではなく、見積工数を把握した上で、どのように進めるか計画を立てる。特に業務に慣れてないうちは、その計画をチームリーダーや上長に確認するなどして、進め方が間違ってないか都度確認するのが望ましいです。またある程度業務に慣れていても、不安要素があれば必ず共有することをおすすめします。
 

2. 自分のプライドが邪魔をしてしまう

新人時代を経て多少スキルがついてくると、人に助けを求めるのが億劫になりがち。「こんなことを聞くのは恥ずかしい」「あんなことを聞いたら馬鹿にされるんじゃないか」など、つい自意識過剰に陥ってしまい、聞くに聞けなくなってしまうことがあります。

しかし、それは不要なプライドです。 以前の職場で、上司にあたる人がクライアントとの打合せで、わからないことをどんどん聞く姿を目の当たりにして驚いたことがあります。質問するというのは一見誰にでもできそうですが、これも仕事のスキルなんだと感じました。

もちろん内容にもよりますが、質問するということは相手を理解するために必要なことです。仮に相手の話がすべてわかったとしても、最後に確認の意味で質問すると、相手からの信頼が増すのではと思います。
 

3. 限界がわからず、倒れるまで頑張ろうとする

仕事に真面目だからこそ起きてしまうことかもしれませんが…限界をわからないままに、とにかく頑張ればいいと思ってしまうことは良くないと思います。限界まで作業を詰め込んでいくと、通常よりもミスがとても多くなり、クオリティの担保ができないどころか、当初想定していた工数からもかなり溢れてしまうケースが多いです。

周りから見ていて大変そうだなーとは思っていても、誰かが常に一人の人を観察しているわけではないので、本人が自らアラートを出さないと、本当に手を差し伸べなくてはならないかを周りが気づくことは難しいです。
 

4. 責任感が強すぎてNoが言えない

前項と似ていますが、「No」が言えずに、責任を超えた業務を引き受けてしまうことも要注意です。責任感が強いのは本当にすばらしいことです。でも、その責任って何に対する責任でしょうか？「No」が言えずに限界を超えて業務を引き受けるのは、逆に無責任な気がします。

特に、気力体力が限界になるまでやらなきゃいけないと思い込んでいる人は、「No！」をちゃんと言える訓練をすることが必要だと思います。
 

5. 自分だけで判断しすぎてしまう

仕事を依頼されてから実際に作業するときに、なんでもかんでも自分だけで判断しているケースはないでしょうか。

例えば、深夜に残って案件対応する場合、本当にその時間まで残って作業する必要があるのか？ヘルプで入るとき、そもそも深夜前提なのか？そういうことは、本来、上長や案件の責任者に確認していいはず。それなのに、そこは自分で判断して頑張っちゃう。その結果、充分なクオリティが担保できなかったり、工数が溢れるなどのトラブルが起きてしまいます。

部長には部長の、営業には営業の、ディレクターにはディレクターの役割があり、それぞれ異なります。たまたま例として深夜対応を取り上げましたが、業務を進めていく中で、困っていること、不安に感じていること、迷いがあること、いずれも少しでも違和感があれば相談して、それぞれの役割に判断してもらうのが、業務を進めていく上でのベスト・プラクティスではないかと感じています。
 

仕事を抱え込まないために、意識したいこと

ついつい抱え込んでしまう仕事…どうすれば改善できるのか。次の3つのことに意識して取り組むだけでも変わってくるのではないでしょうか。（まずは意識するということがとても大事だと思っています。）
 

1. とにかく、マメに相談（雑談）する

日常的に上司やリーダーとコミュニケーションを取るようにすることをおすすめします。その際に、仕事の話だけではなく雑談などもしましょう！

私自身、「上司から放っておかれるので気が楽」なんて思っていた時期もありますが、そうなると仕事で必要なことしか話さなくなり、逆に仕事がうまく進められない状態が続きました。上司との距離感によっては、同じ内容を相談しても、近い距離にいる人のほうが物事がうまく進んでいるように感じます。

忙しくても雑談の時間は時として無駄ではなく、仕事における潤滑油的な役割を果たすこともあります。ぜひ、意識して雑談をしてみてはいかがでしょうか。
 

2. あれもこれも引き受けない（自分の領域を見極める）

あれもこれも依頼されることを全部引き受けるのは、決して優秀とは言えません。
良くないのは、引き受けておいて「やっぱりできませんでした」となること。会社であれば、他のメンバーで穴埋めできるかもしれませんが、これが仮にフリーランスであれば、しばらく仕事を干されます。

私も以前フリーランスだった頃に、いくつか仕事を掛け持っていて、あれもこれも引き受けてしまい、どうにもならない事態が発生してしまったことがあります。仕方なくある一つの仕事をやっぱりできないと伝えたところ、依頼者にとても迷惑を掛けてしまい、そこからしばらく距離を置かれてしまったという苦い経験があります。

会社というのは助け合えるところがいい部分です。それでも予定にないことが度々発生すると、今度はヘルプで入る人が土日・深夜などの対応を迫られてしまい、組織全体としても良い効果は生まれないと思います。
 

3. 工数を意識する（時間は有限）

業務をこなしているとき、いまどのくらいの工数がかかっているか。
本来、仕事を引き受ける際は「自分で計画したタスクの工数＋バッファ」を意識することが必要です。仕事の時間は無限ではなく、有限です。意識してないと、あっという間に時間が過ぎます。プライベートであれば、時間を意識せず、自由気ままにやって構いませんが、仕事となると別の話です。

仕事を依頼する人は、相手の工数を充分に考慮しているわけではありません。ちゃんと自分ができる範囲を見極めて、限りある時間を有効に使っていくことが大事です。

また、工数の見込みというのは、あくまでも「見込み」なので、バッファを持っていても溢れてしまうことがあります。これは自分も他のメンバーも同様です。だからこそ、工数をちゃんと意識して取り組むことで、もし自分が見込よりも早く終わったら、大変そうな人のヘルプに入る。そうやって、お互いが自立しつつ助け合えることが、組織全体として最良の方向なのではないかと思います。

改めて考えてみると、当たり前のことかもしれませんが、それでも抱え込んでしまって苦しくなっていたとしたら、ちょっと立ち止まって、仕事の進め方について改めて見直しみてください。そんなときに、この記事が少しでも役に立てるようなら、嬉しいです。