こんにちは、WS部（Webマスターサポート部）の大坂です。

誰にでも仕事をする上で気にかけていることはあるかと思います。私自分は整理整頓が得意なタイプではないのですが、「作業を早く終わらせる＝効率化する」ことには凄く興味が有り、日々さまざまなことを試行錯誤しています。

ただ自分のタスクや仕事だけ効率化したい訳では無く、部署全体の仕事を効率化したいと日々考えています。また、案件を進める際に「こうすれば早くなるかもしれない」と周りを見ていてもどかしい思いをすることも多々あります。一つ一つは小さなことですが、解消すれば各自の時間に対しての仕事の質が上がるのではないかと思っています。

そこで今回は、私が効率よく仕事をするために常日頃から心掛けている「4つのポイント」を紹介します。

1. 資料を探す手間を省く

PC を使う仕事は特に多くの資料を扱います。それはディレクターでもコーダーでも変わりません。更に近年は、保存するファイル形式以外に Google Drive などのオンラインストレージ等ファイルを置く場所も増えてきました。

情報が散らばっていると散策するのにも時間が掛かってしまうので、私は「極力、資料はまとめる」ように努めています。

例えば、保存するファイル形式で Google スプレッドシートと Excel ファイルの2つだとまとめられる部分も多いですが、更新頻度・編集者の人数が多い場合は Google スプレッドシートに。アーカイブとして日付毎に保存したい場合や、ExcelVBA を用いて内容を加工したい場合は Excel ファイルにまとめるなど使い分けています。

また資料の編集者が多い場合は、自分でファイルの保存場所を変更したりすると混乱を招くため、自分から「このファイル、それぞれ別の場所にありますが、まとめてもいいですか？」と積極的に提案するようにしています。実際、まとめることによって作業効率が1.5倍程上がったこともありました。

私の持論ですが、資料をまとめるといっても、単にフォルダ内を整理整頓したり、開くウィンドウを減らすと良いということではないと思います。大切なのは「アクセスする手間が省ければ良い」ことなので、本人が管理を出来ているならそれで良いと思います。

2. ツールを活用して自動化を取り入れる

昨年からタスクランナーツール「Gulp」を使う機会が多くなりました。ただ個人で使用するだけでなく、案件に入る際に「この案件は Gulp と EJS を使うから環境設定と内容を確認していおいて」と言われることもあり、制作には欠かせないツールとなりつつあります。

個人で Gulp を使用していた時は、例えば CSS のベンダープレフィックスを自動で付与する「Autoprefixer」や、ファイルの編集を監視して次の処理を行う「watch」など、制作を手助けするサブ的な使い方が多かったのですが、最近は「CSV に保存されたデータを JSON ファイルに変換し、EJS に流し込み Gulp を実行して HTML に出力する」等、データの流し込みとページ量産のために使用するなど、制作のメインな方法として使用することが多くなりました。

大事なのは、「便利なツールを使って、どう効率化できるかを知っておくこと」だと思います。

3. 会議うまく切り上げる。時間に対するパフォーマンスを意識する

会議は1週間のスケジュールで無い日が無いほど多いです。また、会議は長引きがちです。どうすれば会議がスムーズに進むのか。会議に臨む際に私が心がけていることは2点です。

時計を前（目に入る範囲）に置く

議論が白熱した後に「あれ？もうこんな時間？」という言葉はよくありがちです。そんなとき、目の前に時計を置いておくと便利です。アナログな方法ではありますが、時計があることで意識せずともスピードの調整が出来るので意外と効果があります。

まとめに入る時間を意識する

会議の残り時間を意識していないと、最後のまとまりが悪く結論が出なかったりするので、後で振り返った時に「結局、あれは何の会議だったかな？」となりやすいです。自分の場合は、会議時間の10%を切ったら（1時間の会議なら残り5〜6分）まとめに入るようにしています。そうすることでスムーズに会議を終わらせることが出来ています。

4. 自分に合うタスク管理方法を見つける。

去年、私がコーディングファクトリー部に居たころ、「効率の良いタスク管理方法」という話が出たことがあります。結論としては「自分に合ったタスク管理方法を見つける」ということでした。

以前ストップウォッチを使用して、「実際に掛かった工数」と「予定していた工数」を比較するということを行っていましたが、全く自分には合いませんでした。緊急対応が入ったときに、ストップウォッチを押し忘れて何分だったか考えたり、なぜこの対応が入ったかなどをスプレッドシートに記入していると、その作業自体にかなり時間が掛かって効率が悪くなり、本末転倒になってしまいました。

そんな私が、最近使っているタスク管理ツールは「Todoist」です。

この Todoist は、メモを取る感覚でタスクを入力出来るので非常に簡単です。
私は出勤してまず、このTodoistの中にタスクを書き出します。これが1日の作業量の目安になります。

今年からコーディングファクトリー部からWS部に異動して、違いを感じたのは「WS部は、その日にやるタスクがはっきりしている」ことです。また、細かいタスクが多いので、一つ一つをその日のうちに確実に終わらせていく必要があります。個々のタスクさえ見えていれば、後は終わらせるだけと気持ちも集中力も注力出来るので、Todoist で計画立てることは今の自分には向いているなと感じました。

後はおまけとして、Todoist でタスクを完了すると毎回一言メッセージ等で褒めてもらえます（笑）。やはり人間褒められると嬉しいもの、心の中で少しニヤけてしまいます。さらに、Todoist には「カルマポイント」という概念が存在します。ポイントを貯めたところで何かに使えるわけではないのですが、ロールプレイングゲームの経験値のように自分の頑張りを数値で見ることが出来て、レベルも存在するのでついつい頑張りたくなってしまいます。

このような部分も、一見無駄に見えるおまけ機能にハマってしまう自分には嬉しい仕様なので、飽きずに長く使えるかなと思っています。

大事なのは、効率化のサイクルを回すこと

いろいろな工夫をして生産効率が上がることは良いこと尽くめです。余裕が生まれると、アイデアが生まれる。アイデアが生まれると、次の作業の効率が上がる…。PDCAサイクルを回せば回すほど、仕事が加速していく感覚が味わえるはずです。

さあ、今日の仕事も何時終わらせることが出来るのか、楽しみです。