こんにちは、ディレクターの大藪です。
以前、案件スケジュールの作り方についてお話しましたが、今回は毎日の業務に欠かせない軸となる、私自身の1日のスケジュールについてお話したいと思います。

1日のスケジュールを通して何を考え、業務にどう活かしているかということをお伝えできればと思います。
 

1日のスケジュールの立て方

朝会社に来て始めにその日1日のスケジュールを立てます。これは毎朝行っています。

8/22(月)のスケジュールを立てた。
○時〜○時まで○○を対応するという形で、時間単位で予定を決めるフォーマットになっている。

1日のスケジュールを決める指針となるのが「案件スケジュール」と「週間スケジュール」です。
案件スケジュールは、案件スタートから終わりまでの一連のスケジュール。
週間スケジュールは案件スケジュールの状況をもとに、１週間、各日それぞれ何を何時間対応するかを決めたもの。1日のスケジュールに比べると少しざっくりとしています。
案件スケジュールで、今どのフェーズにいて、何を対応するべきか確認しつつ、週間スケジュールでは、それを何時から何時まで対応するか具体的に整理していきながら、立てるべき1日分のスケジュールを考えます。
このように長いスパンのスケジュールをもとにして毎日のスケジュールを組み立てる流れが基本になります。
しかし、逆に長いスパンのスケジュールを組み立てる際も、1日毎に何をするか、ある程度イメージすることも必要です。予定していたことが1日でやりきれなかった、ということになると、案件スケジュールもその分予定が後ろに倒れてしまい、再スケジュールという結果も起こり得ます。
長いスケジュールを組み立てる時に考える1日分のタスク量と、その日に決める1日分のタスク量のバランスが取れていることが大切です。

バランスを意識しながらスケジュールを考えることが大事。
 

毎朝チーム内でスケジュール報告会

私の所属するディレクションチームでは、各自1日のスケジュールを立てたらチーム内でスケジュール報告会を行います。
ディレクター陣は複数の案件を対応していることが多いので、急な打ち合わせやタスクが発生し、1日のスケジュールが予想以上に詰まってしまうこともよくあります。
各自今日の状況を共有することで、そのような状況が発生した場合でも、他のメンバーがヘルプに入ることができないかなど、チーム内で対応策を検討することができます。
ディレクションチーム全体の業務の効率アップにつなげるためにも、1日のスケジュールを活用しています。
 

その日の実績を確認する

その日に立てたスケジュールはその日の終わりに実績を確認します。

予定通りに対応したタスクは青、予定通り対応が難しかったタスクは赤で実績を付ける。

予定通りに対応できた場合でもそうでない場合でも、実績は今後の予定を立てる上での指針となります。
予定と実績が異なってしまった場合、対応が遅れてしまった分を明日以降の予定に組み込めることができるか考えます。また、どのような予定を立てるべきだったか反省点を見つけることで、今後、精度の高いスケジュールに繋げることができます。
予定通り順調な場合でも、例えば今後何かクオリティアップに繋げられる、良い意味での予定外の対応ができないかなどと考えることができます。
現時点の自分の状況を知り、今後の対応を検討するために、毎日の実績確認は重要なことだと考えています。
 

まとめ

実は以前、スケジュールを立てることが大変苦手で、案件を進める上で失敗もよくありました。
ですがこうして毎日のスケジュールを考え、組み立て方を訓練してきたことで、徐々に仕事の効率も上がっている実感があり、今では一日ごとのスケジュールは自分の仕事の大事な軸となっているほど。
スケジュールの精度を上げることが、仕事の質の良さにも繋がっていると感じています。

すぐに始められ効果を出せると思いますので、毎日のスケジュール、みなさんも試してみてはいかがでしょう？