提案が出揃ったら、参加者の意見を集約して、制作会社を決めていくことになります。
時間を置かずに決めていく
提案が出揃ったら、できるだけ時間を置かずに決めていってください。提案内容やその場で感じたこと、考えたことをいつまでも覚えていられる程、皆さんは暇じゃありません。評価基準を基にした記入シートに記録をしているかもしれませんが、時間が経てば、温度は下がってしまいます。
提案を受ける日もできるだけ短期間にまとめた方がいいです。出来れば1日にまとめるのがいいでしょう。提案を1日にまとめて、最後の提案が終わった後に意見を出し合う時間をとり、その日のうちに決めてしまう会社もあります。参加者の予定を調整して、再度集まることの大変さも考えると、いいやり方だと思います。
採点方式は是か非か？
評価をする時に採点方式を採用する会社も多いと思います。評価基準を基に項目分けをして、それぞれに点数をつけていくやり方です。
この方式は、取り入れていいのではないかと思っています。しかし、「是か非か？」で聞かれると、「是でもあり、非でもある」と答えます。使い分けが必要だと思うからです。
採点方式は、絞り込みの時に使えると思います。例えば、複数社参加しているコンペで、2社まで絞るという時に、採点結果で絞りこんでいくにはいい使い方だと思います。
そして、最後に1社を決める時は、単に点数が高いからという理由で選ぶより、提案内容や会社・担当メンバーについて、評価基準に沿ってしっかり検討をしていただきたいと思います。自社に合っているのは、どちらの会社なのか？と。
採点方式を採用する場合は、点数の幅に注意が必要です。何点満点かという設定です。できるだけ、点数の幅は狭い方がいいと思います。広がれば広がるほど採点基準に差が出てきます。例えば、100点満点の場合、95点と93点の差が分かりにくいということです。数値化は、分かりやすさや明確さが利点です。しかし、その判断基準が不明瞭になると、途端に利点を失うことになります。
評価は5段階くらいが妥当ではないかと思います。
- 5点・・・非常によい
- 4点・・・よい
- 3点・・・普通
- 2点・・・悪い
- 1点・・・非常に悪い
可もなく不可もなくという曖昧な評価を除くなら、4段階でもいいかもしれません。
コンペ参加人数や、提案社数が少ないのであれば、採点方式をとるまでもないと思います。その辺りも考慮しながら、採点方式を選択してください。
まとめ
できるだけ短期間で提案を受け、できるだけスピーディに決めていくことをおススメします。長く時間をとっても、「どんな提案だったっけ？」から始まる打ち合わせをするはめになります。スピードが決定の質を生みます。
