選定方法を問わず、制作会社からの提案を受ける場合は、RFPをメールなどで展開するだけじゃなく、説明の場を設けてください。コンペ形式の選定方法をとる場合は必須になります。
RFP説明の場の意義
提案を依頼する企業に対して、RFP説明の場を設けます。Web業界では、オリエンテーション、略してオリエンと言ったりします。
これは何のために行なうか？提案のクオリティを高めるためです。提案のクオリティが高まれば、選考のクオリティも、実際に出来上がるサイトのクオリティも高まります。
少し手間はかかりますが、是非実施してください。
説明の方法
その場でやることはシンプルです。「RFP説明」と「質疑応答」です。
RFP説明は、作成したRFPを順に説明してください。行間にある追加情報があるなら、それも伝えてください。大事になるのは、質疑応答です。事前にRFPを読み、説明を受けた制作会社から、様々な質問が出てくると思います。
提案時の大きな課題の一つに、情報量の少なさがあります。それを少しでも補うために、制作会社は質問をします。この質疑応答が提案のクオリティを高めます。
また、オリエンテーションの開催方法として「合同オリエン」と「個別オリエン」があります。合同オリエンは、提案する全企業を集めて開催し、個別オリエンは、各社ごとに説明の場を持ちます。合同オリエンは、一度で説明が終わるので、効率的だと思われるかもしれませんが、おススメしたいのは、個別オリエンです。
提案のクオリティを高めるために質疑応答が重要だという話をしましたが、その質疑応答に大きな差ができます。合同オリエンは、まるで記者会見のような質疑応答になりがちなため、固い感じで、情報量も多くありません。一方、個別オリエンは、打ち合わせのような空気感で、対話形式で様々な角度から質問ができます。これは大きな差です。各社ごとに行なうので、少々時間はかかってしまいますが、是非、個別オリエンをおススメします。
追加の打ち合わせ
制作会社によっては、オリエン後に、追加で打ち合わせを要望されることもあると思います。それもできるだけ受けてください。理由は、上で書いた通りです。
「会社ごとに話をする時間が違うと公平性が担保できない」という懸念がでるかもしれません。もちろん、会社の方針がそうであれば、それに従うべきです。そうじゃない場合は、本来の目的であるリニューアルの成功のためにやるべきことは、やった方がいいのではないかと思います。追加打ち合わせの依頼をする機会は、全社にある訳ですから。
まとめ
個別オリエンや追加打ち合わせを通じて、その会社とリニューアルを進めることになったら、どんな打ち合わせになるのかのイメージがわくと思います。そこで感じたことも、制作会社選考において大事ではないかと思います。少人数で対応することが多いと思うので、全体評価への反映は難しいかもしれませんが、一つのアプローチとして検討してみてください。
